{"id":3003,"date":"2022-02-03T11:00:00","date_gmt":"2022-02-03T10:00:00","guid":{"rendered":"https:\/\/www.tlscontact.com\/?p=3003"},"modified":"2025-08-06T08:23:55","modified_gmt":"2025-08-06T06:23:55","slug":"demandes-de-visas-bien-gerer-la-transition-a-un-nouveau-prestataire","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.tlscontact.com\/fr\/insights\/conduite-du-changement\/demandes-de-visas-bien-gerer-la-transition-a-un-nouveau-prestataire\/","title":{"rendered":"Collecte des demandes de visa : bien g\u00e9rer la transition \u00e0 un nouveau prestataire"},"content":{"rendered":"\n<p><strong>L\u2019externalisation de la collecte des demandes de visa est une activit\u00e9 hautement concurrentielle. Les gouvernements peuvent n\u00e9anmoins \u00eatre r\u00e9ticents \u00e0 changer de prestataire, de peur d\u2019une phase de transition mal g\u00e9r\u00e9e. Dans ce contexte, les soci\u00e9t\u00e9s d\u2019externalisation doivent rassurer sur leur capacit\u00e9 \u00e0 r\u00e9aliser une transition sans accroc pour le service de visas du gouvernement concern\u00e9, ainsi que pour les demandeurs. Dans une nouvelle s\u00e9rie d\u2019articles sign\u00e9s par notre Responsable du d\u00e9partement projets, Arnaud Lefebvre, nous pr\u00e9sentons les mesures que nous prenons chez TLScontact pour bien g\u00e9rer ces phases de transition.<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>Le secteur de l\u2019externalisation de la collecte des demandes de visa est strictement encadr\u00e9, comme tout march\u00e9 public. Les contrats d\u2019externalisation sont r\u00e9guli\u00e8rement revus et remis en concurrence. Cela permet aux gouvernements d\u2019\u00e9valuer l\u2019efficacit\u00e9 du partenariat en place et, le cas \u00e9ch\u00e9ant, de s\u00e9lectionner un nouveau partenaire. Ils auront n\u00e9anmoins en t\u00eate les \u00e9ventuels risques d\u2019un tel changement. Pendant le passage du contrat d\u2019externalisation \u00e0 une nouvelle soci\u00e9t\u00e9, la collecte des dossiers doit se poursuivre sans heurt. Le processus de transition doit \u00eatre transparent pour les demandeurs de visa, ainsi que pour le service des visas en charge d\u2019analyser et de valider les dossiers.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>La cl\u00e9 d\u2019une transition r\u00e9ussie&nbsp;: la pr\u00e9paration en amont<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>Chez TLScontact, nous avons 15 ans d\u2019exp\u00e9rience dans la gestion de ces phases de transition. Nous pouvons ainsi nous appuyer sur les connaissances locales et l\u2019agilit\u00e9 de nos \u00e9quipes op\u00e9rationnelles sur le terrain, mais aussi sur l&rsquo;expertise technique et les capacit\u00e9s en mati\u00e8re de gestion de programme de nos \u00e9quipes support en central. En 2021, cela nous a permis de lancer de nouvelles op\u00e9rations pour l\u2019Allemagne, la Belgique et l\u2019Italie dans de nombreux pays, prenant le relai d\u2019autres soci\u00e9t\u00e9s d\u2019externalisation, malgr\u00e9 les complexit\u00e9s associ\u00e9es \u00e0 la pand\u00e9mie de Covid-19. Pour ce faire, nous avons suivi une m\u00e9thodologie \u00e9prouv\u00e9e pour la gestion de la transition. En quoi consiste-t-elle&nbsp;?<\/p>\n\n\n\n<p>En r\u00e9alit\u00e9, une transition r\u00e9ussie d\u00e9marre bien avant l\u2019envoi d\u2019une r\u00e9ponse \u00e0 un appel d\u2019offres et exige une phase de planification d\u00e9taill\u00e9e pendant l\u2019appel d\u2019offres lui-m\u00eame. L\u2019une des premi\u00e8res choses \u00e0 d\u00e9cider est l\u2019emplacement de tout futur centre de visas. Chez TLScontact, nous appliquons des crit\u00e8res de s\u00e9lection strictes, bas\u00e9s sur des ann\u00e9es d\u2019exp\u00e9rience dans la gestion de centres de visas partout dans le monde. Nos nouveaux centres doivent \u00eatre bien situ\u00e9s et faciles \u00e0 configurer pour optimiser les flux de personnes. Nous r\u00e9alisons \u00e9galement une \u00e9valuation d\u00e9taill\u00e9e des risques pour chaque nouvel emplacement. &nbsp;<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Une gestion de programme pour coordonner les diff\u00e9rents chantiers<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>Apr\u00e8s un appel d\u2019offres r\u00e9ussi, nous nommons un responsable de programme, qui sera en charge de l\u2019ouverture de tous les nouveaux centres. Travaillant en collaboration \u00e9troite avec le gestionnaire du compte, cette personne coordonne les diff\u00e9rents chantiers afin d\u2019assurer l\u2019ouverture des centres en temps voulu. Ces chantiers comprennent&nbsp;:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Juridique et finance<\/strong>\u00a0: En cas d\u2019ouverture de centres dans un nouveau pays, nous devons d\u2019abord cr\u00e9er une nouvelle entit\u00e9 juridique, ouvrir un compte bancaire local et faire la demande pour une licence commerciale. En r\u00e9alit\u00e9, c\u2019est un processus qui d\u00e9marre bien avant le r\u00e9sultat de l\u2019appel d\u2019offres et cela est g\u00e9r\u00e9 par nos \u00e9quipes juridiques et finance, en partenariat avec nos \u00e9quipes op\u00e9rationnelles locales.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Construction \/ r\u00e9novation\u00a0<\/strong>: Nous appliquons des crit\u00e8res stricts pour la s\u00e9lection de nos partenaires, pour les travaux de construction ou de r\u00e9novation, ainsi que pour l\u2019achat des \u00e9quipements informatiques essentiels. Cela nous permet d\u2019assurer la r\u00e9alisation des travaux dans le temps n\u00e9cessaire et en conformit\u00e9 avec nos exigences en termes de qualit\u00e9.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Recrutement\u00a0<\/strong>: Le processus de recrutement d\u00e9marre bien en amont pour s\u00e9lectionner l\u2019\u00e9quipe de management de tout nouveau centre. Ces managers g\u00e8rent ensuite le recrutement des nouveaux agents, avec le plein soutien de nos coll\u00e8gues RH, qui ont une solide exp\u00e9rience dans la gestion de campagnes de recrutement locales.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Formation\u00a0<\/strong>: Un autre aspect essentiel pour assurer une transition r\u00e9ussie est la formation des \u00e9quipes. Notre d\u00e9partement formation met au point des programmes de formation sur mesure pour les nouvelles recrues, ainsi que pour nos employ\u00e9s actuels qui s\u2019appr\u00eatent \u00e0 prendre de nouvelles responsabilit\u00e9s pour un nouveau client gouvernemental. Ces formations sont dispens\u00e9es en ligne et en face \u00e0 face. Une phase d\u2019immersion dans un autre centre TLScontact est aussi organis\u00e9e pour tout nouveau responsable de centre. Cela lui permet de b\u00e9n\u00e9ficier des connaissances et de l\u2019expertise de nos \u00e9quipes op\u00e9rationnelles ailleurs dans le monde.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>S\u00e9lection des partenaires locaux\u00a0<\/strong>: Comme pour les travaux de construction, nous appliquons des r\u00e8gles strictes pour la s\u00e9lection des partenaires pour la s\u00e9curit\u00e9, le paiement, le courrier et le m\u00e9nage. Nous nous appuyons autant que possible sur des partenaires existants dans un pays ou dans une r\u00e9gion o\u00f9 nous sommes d\u00e9j\u00e0 pr\u00e9sents. Sinon, nous faisons appel \u00e0 des prestataires internationaux avec lesquels nous travaillons dans d\u2019autres r\u00e9gions du monde.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Technologie\u00a0<\/strong>: Enfin, nos \u00e9quipes Technologie et Web travaillent sur la mise en place des solutions technologiques pr\u00e9vues par le nouveau contrat. Cela commence par le d\u00e9ploiement des nouveaux sites web, qui doivent \u00eatre lanc\u00e9s plusieurs semaines avant l\u2019ouverture de tout nouveau centre. Selon les besoins du client, nous mettons aussi en place des outils comme notre plateforme de prise de rendez-vous, notre plateforme pour la num\u00e9risation des documents, le paiement en ligne ou encore notre solution d\u2019enregistrement biom\u00e9trique.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Tout ce travail se d\u00e9roule sous la surveillance de notre \u00e9quipe de S\u00e9curit\u00e9 et de Conformit\u00e9, pour assurer le respect de nos standards internationaux en mati\u00e8re de s\u00e9curit\u00e9 physique, de s\u00e9curit\u00e9 des donn\u00e9es et de protection de la vie priv\u00e9e.<\/p>\n\n\n\n<p>Une transition r\u00e9ussie n\u2019est pas le fruit du hasard. Cela exige une phase de planification d\u00e9taill\u00e9e qui d\u00e9marre bien avant la r\u00e9ponse \u00e0 un appel d\u2019offres. Comme nous l\u2019avons expliqu\u00e9 dans cet article, il y a de nombreuses \u00e9tapes \u00e0 respecter pour assurer la pr\u00e9paration op\u00e9rationnelle. D\u2019autres \u00e9l\u00e9ments sont tout aussi importants pendant le processus de transition\u00a0: une communication claire aux demandeurs de visa, une gestion minutieuse des demandes d\u00e9j\u00e0 en cours et une coordination \u00e9troite avec le client. Ce sont autant de points que nous chercherons \u00e0 d\u00e9velopper dans les articles \u00e0 venir sur ce th\u00e8me.<\/p>\n\n\n\n<blockquote class=\"wp-block-quote is-layout-flow wp-block-quote-is-layout-flow\">\n<p>Article \u00e9crit par<strong> Arnaud Lefebvre<\/strong><br><strong><em>Responsable du d\u00e9partement projets<\/em><\/strong><\/p>\n<\/blockquote>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>L\u2019externalisation de la collecte des demandes de visa est une activit\u00e9 hautement concurrentielle. Les gouvernements peuvent n\u00e9anmoins \u00eatre r\u00e9ticents \u00e0 changer de prestataire, de peur d\u2019une phase de transition mal g\u00e9r\u00e9e. 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