{"id":3140,"date":"2022-04-21T10:00:00","date_gmt":"2022-04-21T08:00:00","guid":{"rendered":"https:\/\/www.tlscontact.com\/?p=3140"},"modified":"2025-08-06T08:30:19","modified_gmt":"2025-08-06T06:30:19","slug":"externalisation-visas-transition-coordination-equipes-gouvernementales","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.tlscontact.com\/fr\/insights\/conduite-du-changement\/externalisation-visas-transition-coordination-equipes-gouvernementales\/","title":{"rendered":"Bien se coordonner avec les \u00e9quipes gouvernementales\u00a0pour r\u00e9ussir la transition d\u2019un contrat d\u2019externalisation des demandes de visa"},"content":{"rendered":"\n<p><strong>Notre s\u00e9rie d\u2019articles sur la gestion des phases de transition porte sur plusieurs th\u00e8mes, \u00e0 commencer par la <\/strong><a href=\"https:\/\/www.tlscontact.com\/demandes-de-visas-bien-gerer-la-transition-a-un-nouveau-prestataire\/?lang=fr\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\"><strong><mark style=\"background-color:rgba(0, 0, 0, 0)\" class=\"has-inline-color has-vivid-cyan-blue-color\">pr\u00e9paration de nos op\u00e9rations<\/mark><\/strong><\/a><strong>, pour assurer l\u2019ouverture des nouveaux centres en temps voulu. Nous pr\u00e9sentons aussi notre m\u00e9thodologie pour <mark style=\"background-color:rgba(0, 0, 0, 0)\" class=\"has-inline-color has-vivid-cyan-blue-color\"><a href=\"https:\/\/www.tlscontact.com\/bien-gerer-la-communication-aux-demandeurs-de-visas-pendant-un-changement-de-contrat-dexternalisation\/?lang=fr\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">g\u00e9rer les demandes de visa d\u00e9j\u00e0 en cours<\/a><\/mark> au moment d\u2019un changement de contrat. Un autre \u00e9l\u00e9ment cl\u00e9 est une coordination \u00e9troite et une bonne communication avec nos clients gouvernementaux, tout au long du processus. Cela est essentiel pour \u00e9tablir une relation de confiance d\u00e8s le d\u00e9but de toute phase de transition.<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>En r\u00e8gle g\u00e9n\u00e9rale, la principale crainte de nos clients gouvernementaux est celle d\u2019un arr\u00eat de la collecte des demandes de visa \u00e0 la fin d\u2019un contrat d\u2019externalisation. Un tel arr\u00eat serait co\u00fbteux et pr\u00e9judiciable \u00e0 la fois pour les demandeurs de visa et pour les services de visas en charge de l\u2019instruction des dossiers. Cela pourrait aussi nuire fortement \u00e0 la r\u00e9putation du gouvernement concern\u00e9. Les soci\u00e9t\u00e9s d\u2019externalisation doivent donc rassurer sur leur capacit\u00e9 \u00e0 lancer leurs op\u00e9rations d\u00e8s le premier jour de tout nouveau contrat, quelles que soient les circonstances.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Une communication r\u00e9guli\u00e8re<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>Chez TLScontact, chaque phase de transition d\u00e9marre par une r\u00e9union de lancement avec nos interlocuteurs gouvernementaux et, c\u00f4t\u00e9 TLScontact, avec une \u00e9quipe d\u00e9di\u00e9e pour mener \u00e0 bien le projet. Cette \u00e9quipe comprend un repr\u00e9sentant de chaque service qui interviendra dans le projet, ainsi que le Responsable du programme, qui sera en charge de la coordination des diff\u00e9rents chantiers.<\/p>\n\n\n\n<p>Nous assurons un reporting r\u00e9gulier au client tout au long du projet, gr\u00e2ce \u00e0 une r\u00e9union et \/ ou un rapport hebdomadaire. Les phases de transition sont souvent courtes et peuvent poser de nombreux d\u00e9fis, surtout dans le contexte international incertain que nous connaissons \u00e0 l\u2019heure actuelle. Notre objectif est de respecter nos engagements vis-\u00e0-vis de nos clients gouvernementaux et d\u2019\u00eatre transparents avec eux si nous rencontrons des difficult\u00e9s inattendues. Nous assurons un suivi d\u00e9taill\u00e9 des risques et nous informons le client de tout probl\u00e8me majeur, ainsi que des actions mises en place pour y faire face.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Une coordination en central et au niveau local<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>Une bonne coordination entre les \u00e9quipes en central et en local est essentielle \u00e0 la r\u00e9ussite de tout projet de transition, en interne et avec le client. C\u00f4t\u00e9 TLScontact, le gestionnaire du compte assure une communication r\u00e9guli\u00e8re avec nos interlocuteurs au niveau des Minist\u00e8res. Sur le terrain, nos \u00e9quipes op\u00e9rationnelles travaillent main dans la main avec les ambassades et les consulats. Cette coordination locale est absolument cl\u00e9, comme nous avons pu le constater en 2021, lors de l\u2019ouverture de nouveaux centres de visas pour la Belgique. Au cours d\u2019une p\u00e9riode de transition de 4 mois, nous avons lanc\u00e9 de nouvelles op\u00e9rations en Afrique subsaharienne, en Asie du Sud-Est et au Moyen-Orient, pendant une nouvelle vague de Covid-19. Afin de respecter le planning initialement \u00e9tabli, il a fallu une collaboration \u00e9troite entre nos \u00e9quipes support en central, nos \u00e9quipes locales et leurs interlocuteurs sur le terrain. Cela nous a permis de faire face aux nouvelles restrictions sur les d\u00e9placements et aux nouvelles phases de confinement pendant les derni\u00e8res semaines avant l\u2019ouverture des nouveaux centres.<\/p>\n\n\n\n<p>Lisez notre article <strong><mark style=\"background-color:rgba(0, 0, 0, 0)\" class=\"has-inline-color has-vivid-cyan-blue-color\"><a href=\"https:\/\/www.tlscontact.com\/ouverture-de-nouveaux-centres-de-visas-pour-la-belgique\/?lang=fr\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Ouverture de nouveaux centres de visas pour la Belgique<\/a><\/mark><\/strong>.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Une bonne relation client<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>Fortement li\u00e9e au point pr\u00e9c\u00e9dent, une bonne relation client est essentielle pour renforcer la confiance et rassurer nos clients gouvernementaux sur notre capacit\u00e9 \u00e0 livrer nos projets en temps et en heure. Cela est vrai pour la relation en central, mais l\u2019est d\u2019autant plus au niveau local, o\u00f9 nos \u00e9quipes op\u00e9rationnelles devront interagir au quotidien avec leurs interlocuteurs au sein des ambassades et consulats. D\u00e8s le d\u00e9part, elles doivent d\u00e9montrer une bonne compr\u00e9hension des besoins du client pour la gestion de la table des rendez-vous, les diff\u00e9rents types de visas, les justificatifs \u00e0 fournir et toute autre sp\u00e9cificit\u00e9 locale. Cela permettra de b\u00e2tir une bonne relation de travail qui se poursuivra bien apr\u00e8s l\u2019ouverture des nouveaux centres.<\/p>\n\n\n\n<p>Pendant la phase finale de toute p\u00e9riode de transition, nous organisons des visites de nos op\u00e9rations, pour recueillir les \u00e9ventuels commentaires de nos clients avant l\u2019ouverture des centres. Nous formons aussi les \u00e9quipes des services de visas sur tout nouvel outil qui sera fourni dans le cadre du nouveau contrat.<\/p>\n\n\n\n<p>La conduite du changement est au c\u0153ur de toute phase de transition. Cela est tout aussi important que les actions concr\u00e8tes men\u00e9es pour assurer la pr\u00e9paration des nos op\u00e9rations. Comme pour tout processus de conduite du changement, une communication r\u00e9guli\u00e8re et transparente est essentielle. Il faut communiquer de mani\u00e8re efficace et coh\u00e9rente avec les demandeurs de visa, qu\u2019ils soient sur le point de soumettre leur dossier ou qu\u2019ils attendent une d\u00e9cision sur une demande en cours. Il faut aussi communiquer avec nos clients gouvernementaux\u00a0: les rassurer sur notre mani\u00e8re de g\u00e9rer le projet et sur notre capacit\u00e9 \u00e0 tenir nos engagements.<\/p>\n\n\n\n<blockquote class=\"wp-block-quote is-layout-flow wp-block-quote-is-layout-flow\">\n<p><strong>Article \u00e9crit par<br><em>Arnaud Lefebvre, Responsable du d\u00e9partement projets<\/em><\/strong><\/p>\n<\/blockquote>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Notre s\u00e9rie d\u2019articles sur la gestion des phases de transition porte sur plusieurs th\u00e8mes, \u00e0 commencer par la pr\u00e9paration de nos op\u00e9rations, pour assurer l\u2019ouverture des nouveaux centres en temps voulu. Nous pr\u00e9sentons aussi notre m\u00e9thodologie pour g\u00e9rer les demandes de visa d\u00e9j\u00e0 en cours au moment d\u2019un changement de contrat. 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