À l’ère du digital, il n’est guère surprenant que de nombreux gouvernements cherchent à accélérer la numérisation des étapes clés du processus de demande de visa. Les demandeurs attendent des services aussi intuitifs et efficaces que ceux qu’ils utilisent dans d’autres aspects de leur vie quotidienne. En parallèle, la transformation digitale offre aux gouvernements l’opportunité de renforcer la sécurité, de rationaliser leurs systèmes et de mettre en place des procédures plus robustes. Dans cet article, nous mettons en lumière les principaux domaines dans lesquels la digitalisation peut améliorer le processus de demande de visa, ainsi que le rôle joué par des prestataires spécialisés comme TLScontact.
Accès à l’information
Les voyageurs qui préparent une demande de visa se tournent la plupart du temps vers internet pour obtenir des informations. Le défi ne réside généralement pas dans le manque d’informations, mais plutôt dans leur abondance : sites officiels des gouvernements, forums en ligne, fils de discussion Reddit ou groupes sur les réseaux sociaux. Cette profusion d’informations peut rendre difficile l’identification de sources fiables et expose parfois les voyageurs à des informations inexactes, voire délibérément trompeuses, diffusées sur des canaux non officiels.
Disposer d’un site web bien structuré, conçu selon les derniers principes en matière d’expérience utilisateur, permet aux demandeurs de visa de trouver les informations dont ils ont besoin au bon moment de leur parcours. C’est l’objectif que nous poursuivons chez TLScontact, avec des sites faciles à utiliser, optimisés pour mobile et qui guident les demandeurs étape par étape, afin de leur fournir les bonnes informations au moment où ils en ont besoin.
Prise de rendez-vous et paiement en ligne
Aujourd’hui, les demandeurs de visa attendent des services numériques aussi fluides que ceux dont ils bénéficient dans d’autres domaines, tels que la banque ou la santé. Grâce à la digitalisation, ils peuvent réserver leur rendez-vous en ligne en quelques clics seulement. Mais derrière cette simplicité apparente se cache une grande complexité. Les systèmes de prise de rendez-vous doivent être capables de gérer de nombreuses catégories de visas et des niveaux de demande fluctuants, en simultané à travers un réseau de centres. Des plateformes de réservation sécurisées et intégrées, comme notre solution TLSbooking, sont essentielles pour concilier le confort des utilisateurs avec des exigences élevées en matière de sécurité et de souplesse pour la gestion des rendez-vous.
De la même manière, les solutions de paiement en ligne mises en place pour tout réseau international de centres de visas doivent être compatibles avec des environnements réglementaires et techniques variés, dans de multiples juridictions. Des passerelles de paiement sécurisées, conformes aux réglementations locales et internationales, sont indispensables pour fluidifier le processus tout en réduisant les risques de fraude. Notre plateforme TLSpay permet de répondre à ces différentes contraintes, en gérant à la fois les paiements en ligne et sur site, pour assurer la collecte des frais de visa gouvernementaux et des services additionnels, dans le respect des réglementations locales et internationales.
Numérisation des documents justificatifs
La plupart des demandes de visa nécessitent un nombre important de pièces justificatives, en particulier pour les visas de long séjour. Traditionnellement, cela impliquait un recours massif au papier, avec des coûts élevés et un impact environnemental significatif. Les solutions numériques, telles que la plateforme de gestion documentaire en ligne TLSdocuments, permettent désormais de numériser et d’envoyer les documents vers des serveurs gouvernementaux sécurisés, plutôt que de les acheminer physiquement vers les consulats. De plus en plus, les demandeurs ont également la possibilité de soumettre eux-mêmes leurs pièces justificatives en ligne, depuis leur domicile ou leur lieu de travail. Cela réduit les besoins d’impression, raccourcit le temps passé dans un centre de visas et leur permet de constituer leur dossier progressivement, à leur rythme.
La numérisation des documents permet aussi d’accélérer l’examen et la prise de décision par les autorités, en facilitant l’analyse centralisée des dossiers et en permettant à des équipes à distance de soutenir les services consulaires locaux pendant des périodes de forte demande.
Enrôlement biométrique
L’enrôlement biométrique constitue une étape essentielle du processus de demande de visa pour de nombreux pays et reste largement réalisé dans un environnement contrôlé au sein d’un centre de visas, souvent à l’aide de systèmes existants fournis par les autorités gouvernementales. Toutefois, de nouvelles solutions biométriques apportent davantage de souplesse. Les équipements mobiles permettent aux prestataires privés de proposer l’enrôlement biométrique dans un lieu choisi par le demandeur, comme c’est le cas avec notre service Votre demande, chez vous. Nous avons également déployé des bornes libre-service pour l’enrôlement biométrique dans nos centres à travers le Royaume-Uni, dans le cadre de notre contrat avec le ministère de l’Intérieur britannique pour la collecte des demandes de renouvellement des titres de séjour (Biometric Residence Permits). À terme, ce type de borne pourrait être installée dans d’autres lieux sécurisés, en dehors du cadre formel d’un centre de visas. La capture biométrique via smartphone est également envisageable, même si des défis subsistent en matière de qualité des données et de prévention de la fraude.
Les services de visa évoluent progressivement vers une digitalisation accrue, qui combine des technologies avancées et une plus forte attention portée aux besoins des usagers. L’avenir de la collecte des demandes de visa reposera sur un équilibre entre technologie et intervention humaine : des plateformes numériques innovantes et sécurisées, et l’appui d’équipes dédiées et orientées client. Il en résultera un système plus rapide, plus sûr, plus durable et mieux aligné sur les attentes des voyageurs internationaux.