TLScontact vient d’ouvrir un tout nouveau centre de visas pour la Pologne à Lviv, dans l’ouest de l’Ukraine. C’est le premier d’une série de nouveaux centres qui devraient s’ouvrir pour la Pologne en Ukraine, dans le cadre d’un contrat d’externalisation signé entre TLScontact et le Ministère des Affaires Etrangères de la Pologne en février 2022.
Le centre de Lviv a ouvert ses portes le 29 août, après la décision des autorités polonaises pendant l’été de relancer l’externalisation de la collecte des demandes de visas en Ukraine. Le contrat signé avec TLScontact en février 2022 portait sur l’ouverture de centres de visas dans tout le pays. En raison du contexte actuel en Ukraine, Lviv est actuellement le seul centre ouvert et il accueille déjà plusieurs milliers de demandeurs de visas par semaine.
La Pologne est une destination importante pour les Ukrainiens, à la fois pour le travail et pour les études, et l’Ambassade de Pologne à Lviv enregistre depuis quelques mois une très forte demande pour les visas nationaux. Désormais, c’est l’équipe locale de TLScontact qui gère ces demandes de visas, depuis la collecte des dossiers jusqu’au retour des passeports, une fois une décision prise par l’Ambassade. La soumission des demandes de visas peut se faire soit en face-à-face, lors d’un rendez-vous dans notre centre, soit par la poste. Chaque demande est suivie dans TLSconnect, notre plateforme de gestion et de suivi des dossiers, configurée pour répondre aux exigences des autorités polonaises.
Assurer l’ouverture du nouveau centre de Lviv dans les temps n’était pas chose simple dans le contexte de crise en Ukraine. Une fois la décision prise d’ouvrir, nos équipes n’avaient que quelques semaines pour tout préparer. Entre autres, il a fallu :
- Meubler le centre
- Installer nos systèmes informatiques
- Lancer un nouveau site internet pour informer les demandeurs de visas sur la procédure à suivre
- Recruter le personnel et le former sur les processus TLScontact, ainsi que sur les exigences des autorités polonaises pour la vérification des pièces justificatives.
Comme d’habitude, l’expertise de notre équipe interne de gestion de projet s’est avérée essentielle pour assurer la réussite de ce projet. Un chef de projet dédié a coordonné le travail de nos collègues dans les opérations et dans les fonctions support, à commencer par les équipes informatiques et web, et de gestion de nos installations. Il a fallu aussi une collaboration étroite avec les autorités polonaises, au niveau du Ministère et en Ukraine.
Comme l’explique Simon Peachey, Directeur commercial :
« Ce nouveau contrat en Ukraine est très important pour TLScontact, et le premier pour notre société avec le Ministère des Affaires Etrangères de la Pologne. Nous en sommes ravis et nous sommes déterminés à soutenir les autorités polonaises en Ukraine, quelles que soient les complexités sur le terrain. L’ouverture de ce nouveau centre, qui a nécessité une collaboration forte entre nos employés et notre nouveau client, en est le parfait exemple. »
Le centre de Lviv a déjà accueilli plusieurs milliers de demandeurs de visas depuis son ouverture. Sa capacité d’accueil continuera à croître dans les prochaines semaines, pour aider les autorités polonaises à répondre à la forte demande pour les visas nationaux. Selon l’évolution de la situation en Ukraine, d’autres centres pourraient aussi s’ouvrir dans les mois à venir.